School of Continuing Education                                  
  INTERMEDIATE ACCESS     CLASS                            
              NOTES                            
                                           
                                           
                                           
# Today: Tuesday, 3/29/16                                  
                                           
  Warm-up & Questions                                        
                                           
     - How is your Access work going?                                  
     - What questions do you have?                                  
                                           
                                           
                                           
    Simple calculations using the Expression Builder                                  
     - Calculations can be added to queries, forms & reports                                  
     - We will do a simple division in a query                                  
       - The calculation becomes a "field" in the query                                  
       - The expression builder: right-click on the field, then click "Build…"                                  
        MPG: [Miles Since Last Fill-up] / [Gallons Purchased]                                  
         - Later we can do it in a form                                  
     - Here is an example file                                  
        calculate-gas-mileage.mdb   LINK                            
     - Note: there are two ways to write an expression                                  
      a. The Expression Builder                                  
      b. The Zoom editor                                  
                                           
                                           
                                           
    Aggregate functions in queries (finding totals)                                  
     - Aggregate functions summarize multiple values using a single value                                  
       - Frequently this means adding a field's values across multiple records or                                  
      showing the mean value of a field's values across multiple records                                  
         - The aggregate functions for these are Sum and Avg                                  
       - Other aggregate functions are available                                  
         - Examples: Min, Max, Count, etc.                                  
     - We will use the Sum function in what is called a "totals queries"                                  
       - The totals query is special because it has an "aggregate function" called                                  
      Group By                                  
         - Group By collapses field values that are the same from multiple records into a                                   
        single record in the totals query                                  
         - Group By is tricky, however.  It expects all the fields used in the totals query to                                  
        vary together, that is, to create single groups.                                  
         - If a certain field in the query varies differently than the values in the grouped field,                                   
        that is frustrating.  The grouped field will not collapse into single-value groups.                                   
        Instead, the records will remain separate, and the totals will not be computed.                                  
         - Therefore, the task becomes, "Can I stop this varying field from preventing my                                  
        grouping field records from collapsing into aggregate records?"                                  
     - Use this database to explore the totals queries                                  
        The Totals Query   LINK                            
                                           
                                           
                                           
    Here is a challenge: make a form (or form + sub-form)                                  
     - This is based on an idea from a student                                  
     - Challenge: Make a form from scratch using a single table                                  
       - Make a new database called CLIENT DATABASE                                  
       - In the database make a table called CLIENT INFO TABLE                                  
       - Here are your instructions                                  
        Form Project Instructions   LINK                            
                                           
       - Bonus challenge: make a child table and a sub form                                  
         - NOTE: This is a separate exercise (database) from the single-table above                                  
                                           
                                           
                                           
    Some useful Access tools                                  
    a. Compact and Repair                                  
      File > Info > Compact & Repair                                  
         - Note: it is best to make a working copy or next version before you try this                                  
    b. Export from Access to Access                                  
      External Data > Export > Access                                  
         - First select or open the object to be exported                                  
    c. Import from Access to Access                                  
      External Data > Export > Access                                  
         - You can do import multiple objects in this command                                  
    d. Create backup files from inside of Access                                  
      File > Save Database As…                                  
         - This is useful if you know how to manage your files                                  
                                           
                                           
    HOME WORK                            
                                           
    NOTE: You may take the rest of the week (until Friday) to work on and log                                  
    any additional HW assignments.  Remember, the log is how you take credit                                  
    for putting time into each HW assignment.  Whether you get it correct or not,     HOME                            
    you are furthering your learning, especially if your efforts result in a question.     WORK                            
                                           
                                           
                                           
    LOG YOUR COMPLETION OF EACH ASSIGNMENT                                  
                                           
                                           
                                           
                                           
  Previous Classes                                  
                                           
Mar. 15, 2016                        
                                           
                                           
        Here comes Spring Break!                                  
         - Next week is SCE's Spring Break, so no class next week                                  
         - We will meet the following week (Mar. 29) for our last class                                  
                                           
                                           
  Warm-up & Questions                                        
                                           
     - How is your Access work going?                                  
     - What questions do you have?                                  
                                           
                                           
                                           
    A tutorial on the one-to-many relationship                                  
     - If you would like to review the one-to-many relationship (and do the exercise on your own),                            
    then use this lecture                                  
       - It's in Excel.  (Click on the "+" signs to reveal detail.)                                  
     - Build the one-to-many auto shop database                                  
        Background & procedure   LINK                            
                                           
                                           
    HOME WORK                            
                                           
    11. Challenge: Make a form from scratch                                  
       - Make a new database called CLIENT DATABASE                                  
       - In the database make a table called CLIENT INFO TABLE                                  
       - Here are your instructions                                  
        Form Project Instructions   LINK                            
       - Bonus challenge: make a child table and a sub form                                  
         - NOTE: This is a separate exercise (database) from the single-table above                                  
                                           
                                           
                                           
    LOG YOUR COMPLETION OF EACH ASSIGNMENT                                  
                                           
                                           
                                           
Mar. 8, 2016                        
                                           
  Warm-up & Questions                                        
                                           
     - How is your Access work going?                                  
     - What questions do you have?                                  
                                           
                                           
                                           
    What is a sub-form?  What is a sub-table?                                  
     - This is the BREAKTHROUGH exercise for this class!                                  
       - It is all based on establishing a one-to-many relationship                                  
      between two tables                                  
     - We are going to do this exercise two times in this class                                  
       - This uses an online article that a student once showed                                  
      me.  This was my own personal breakthrough.                                  
     - Are you ready?  Here we go!                                  
                                           
    The Breakthrough: One-to-Many Relationships                                  
     - What you need:                                  
       - Two computer screens                                  
       - Two people working as a team (recommended)                                  
     - An article published by PCMag.com                                  
      - I can't tell you the article because of their copyright limitations                                  
      a. Go to a search engine                                  
      b. Type in the search box: Spreadsheet Does Not = Database                                  
      c. Click on the hyperlink that takes you to this PCmag.com article                                  
                                           
        The result of this little exercise   LINK                            
                                           
                                           
                                           
    Design view for reports (and forms) (cont'd)                                  
     - Make a report from scratch (without using a wizard)                                  
        note-A.xls   LINK                            
         - Today we will go to sheet tab "Section 4"                                  
         - We will add expressions to text boxes                                  
                                           
                                           
    HOME WORK                            
                                           
    10. Examine this database with a one-many relationship                                  
        The result of this little exercise   LINK                            
         - Go to the Database Tools ribbon, and open the Relationships window                                  
         - Notice the "foreign key" in the Pets table                                  
         - It is called "ClientNo", just like the primary key in the Clients table                                  
                                           
                                           
                                           
    LOG YOUR COMPLETION OF EACH ASSIGNMENT                                  
                                           
                                           
                                           
Mar. 1, 2016                        
                                           
  Warm-up & Questions                                        
                                           
    Resources to help you import tables from Excel                                  
       - Well-formed tables                                  
        What is a well-formed table?   LINK                            
       - Characters that can produce problems                                  
        Problem characters in field names (and other database elements)   LINK                            
       - What are the different data types?                                  
        Number data types (and other data types)   LINK                            
                                           
                                           
                                           
    The Query Lesson, Part 1                                  
     - Download this database, if necessary                                  
        The Filter Lesson   LINK                            
         - Make a working copy of the latest version of this database                                  
     - Look at form "1-Single Value"                                  
      a. From filter-by-form, save a filter as a query                                  
      b. Make the same query from scratch in query design view                                  
                                           
                                           
Feb. 16, 2016                        
                                           
  Warm-up & Questions                                        
                                           
     - Here is an Excel file that has problems that occur when you import it                                  
       - Please download this file from the Internet to the My Documents folder                                  
        Faulty Excel file to import   LINK                            
       - Start a new Access database, and dismiss the blank datasheet template                                  
       - Go to the import wizard for Excel and attempt to import the file                                  
         - The most important mistake is to remove the leading space from the specified field                                  
       - Now you may import this file                                  
         - See if you can identify two other mistakes (using square brackets & data of the                                  
        wrong type)                                  
                                           
                                           
                                           
    The Filter Lesson, Parts 4 & 5                                  
     - Download this database                                  
        The Filter Lesson   LINK                            
                                           
                                           
    HOME WORK                            
                                           
    9. Review filter lessons 4 & 5 (plus Challenges 5a & 5b)                                  
        The Filter Lesson   LINK                            
         - Do Challenge-5a and Challenge-5b using Filter-By-Form                                  
                                           
                                           
                                           
    LOG YOUR COMPLETION OF EACH ASSIGNMENT                                  
                                           
                                           
                                           
Feb. 9, 2016                        
                                           
                                           
    The Filter Lesson, Part 3                                  
     - Download this database                                  
        The Filter Lesson   LINK                            
                                           
                                           
                                           
    Design view for reports (and forms) (cont'd)                                  
     - Make a report from scratch (without using a wizard)                                  
        note-A.xls   LINK                            
         - Today we will go to sheet tab "Section 3"                                  
                                           
                                           
                                           
    Using Forms as Switchboards                                  
     - You can put buttons on forms that allow users to navigate the database                                  
        MOVIES-DATABASE.mdb   LINK                            
         - This database uses the old switchboard system                                  
         - That old system is called the Switchboard Manager.  But it is crude & difficult.                                  
         - It still exists.  (Look on the Database Tools ribbon.)                                  
     - There is a much easier alternative: start with a blank form and add buttons to it.                                  
       - We will make a Forms Switchboard and add buttons to open forms                                  
        1. Create a blank form                                  
        2. Go to design view                                  
        3. Look at this ribbon: Form Design Tools - Design                                  
        4. There is a section called Controls                                  
        5. Find the Button control, and click it                                  
        6. In the design area use the cursor to draw a rectangle.  Then follow the wizard steps.                                
     - Variations on the theme:                                  
       - Make a Reports Switchboard and add buttons to open reports                                  
       - Make a Master Switchboard and add buttons to open other switchboards                                  
     - The final step is to select one of your switchboard forms to open automatically when                                  
    the database is opened                                  
       - On the File tab select Options                                  
       - In the Access Options window, select Current Database                                  
       - Look for "Display Form:" near the top (under Application Options).                                  
                                           
                                           
    HOME WORK                            
                                           
    8. Review the lesson about wildcard expressions in "filter-by-form"                                  
        The Filter Lesson   LINK                            
         - Open the form "3-Wildcard Pattern"                                  
                                           
                                           
                                           
    LOG YOUR COMPLETION OF EACH ASSIGNMENT                                  
                                           
                                           
                                           
Feb. 2, 2016                        
                                           
  Warm-up & Questions                                        
                                           
    A. How did this HW go?                                  
      5. Make a database and a combo box                                  
         - Follow these "simple" instructions  :)                                  
        Combo Box Challenge   LINK                            
                                           
                                           
                                           
                                           
    Importing Excel files                                  
     - You may import an Excel table into Access                                  
       - The table must be a "well-formed table"                                  
        What is a well-formed table?   LINK                            
       - Also, avoid using symbols & punctuation in field names                                  
     - Let's import some data into an empty database                                  
        Data to import from an Excel file   LINK                            
         - Download this to the folder of choice                                  
         - Run the "Import Excel" wizard from the EXTERNAL DATA ribbon                                  
                                           
                                           
                                           
    The Filter Lesson, Part 2                                  
     - Download this database                                  
        The Filter Lesson   LINK                            
                                           
                                           
    HOME WORK                            
                                           
    6. Import this Excel data into an empty database                                  
        Data to import from an Excel file   LINK                            
                                           
                                           
                                           
                                           
    LOG YOUR COMPLETION OF EACH ASSIGNMENT                                  
                                           
                                           
                                           
                                           
    7. How about making more combo boxes?                                  
      1. Open the CELEBRITIES table and go to design view     HOME                            
      2. Go to the CLAIM TO FAME 1 field     WORK                            
      3. Find the Lookup Wizard in the data type list                                  
      4. Tell the wizard to use the CLAIM-TO-FAME table & the CLAIM TO FAME field                                  
      5. After you are done making the combo box for theCLAIM TO FAME 1 field in                                   
      CELEBRITIES, do the same thing for the CLAIM TO FAME 2 field                                  
         - In other words, repeat steps 2, 3 and 4                                  
     - Use this database:                                  
        modified-third-database.mdb   LINK                            
                                           
                                           
                                           
    LOG YOUR COMPLETION OF EACH ASSIGNMENT                                  
                                           
                                           
                                           
Jan. 26, 2016                        
                                           
  Warm-up & Questions                                        
                                           
     - Practice single value filters                                  
       - Use this database                                  
        practice-form-and-report-wizards.accdb   LINK                            
       - Open the MOVIES table                                  
        1. Use filter by selection to see records where:                                  
         - REASON TO SEE = "Need to laugh"                                  
        2. Go to filter by form view (Advanced Filter Options).  Remove the previous filter.                                  
        3. In filter by form view make this filter:                                  
         - DIRECTOR = "Steven Spielberg"                                  
       - Bonus Challenge                                  
        4. Go to filter by form view (Advanced Filter Options).  Remove the previous filter.                                  
        5. In filter by form view make this filter:                                  
         - "Children" movies                                  
        Question: Why is this difficult?                                  
        Answer: Use the OR tab at the bottom of filter by form view to select "Children"                                  
        from a second field                                  
                                           
                                           
                                           
    Build a combo box in a table                                  
     - A combo box is a drop-down list of values                                  
       - The "combo" means that a combo box might allow the user to type a value in                                  
      in a text box or pick a value from a list                                  
       - Commonly, a combo box gets its value list from a separate table or query                                  
       - You build a combo box for a specific field of a table in design view for that                                  
      table                                  
       - It is an odd method: go to the data type for that field.  At the bottom of the data                                   
      type list, click on "Lookup Wizard…"                                  
     - Exercise: add a combo box to the First Genre field of the Movies table                                  
       - Use the values from the Genre field of the Genre table to build the combo                                  
      list                                  
        modified-third-database.mdb   LINK                            
         - Note: at the end of the Lookup Wizard, say "yes" to the wizard's                                  
        question about saving the table to create the relationship                                  
         - Then we will explore what that means                                  
       - Go to datasheet view for the Movies table, and test First Genre's combo box                                  
                                           
                                           
    HOME WORK                            
                                           
    4. Examine two "multi-step wizards"                                  
     - Download this database to the My Documents folder                                  
        practice-form-and-report-wizards.accdb   LINK                            
       - Make a working copy, and open that file                                  
     - The Form Wizard and the Report Wizard are multi-step procedures that allow you                                  
    to adjust settings as you go through them                                  
       - Try both of them using these options                                  
        1. Use the table "Celebrities"                                  
        2. Use all of the fields.  Click the double "V" ( >> ) to move all the fields to the                                  
        Selected Fields box                                  
        3. Select "Columnar" layout                                  
       - The Form Wizard has fewer steps                                  
         - In the last step, name the form frm-CELEBRITIES (columnar)                                  
       - The Report Wizard                                  
         - Ignore the steps for adding a grouping factor and for applying sort options                                  
         - In the last step, name the report rpt-CELEBRITIES (columnar)                                  
       - After your form and report appear, close both windows                                  
     - Examine your new form and your new report in design view                                  
       - Right-click on the frm-CELEBRITIES (columnar) object in the navigation pane,                                  
      and select "Design View"                                  
       - Right-click on the rpt-CELEBRITIES (columnar) object in the navigation pane,                                  
      and select "Design View"                                  
                                           
                                           
                                           
    LOG YOUR COMPLETION OF EACH ASSIGNMENT                                  
                                           
                                           
                                           
    5. Make a database and a combo box                                  
       - Follow these "simple" instructions  :)                                  
        Combo Box Challenge   LINK                            
         - You may come back to class with questions.  (That's what HW is for.)                                  
                                           
                                           
                                           
    LOG YOUR COMPLETION OF EACH ASSIGNMENT                                  
                                           
                                           
Jan. 19, 2016                        
                                           
  Warm-up & Questions                                        
    Examine two "multi-step wizards"                                  
     - Download this database to the My Documents folder                                  
        practice-form-and-report-wizards.accdb   LINK                            
       - Make a working copy, and open that file                                  
     - The Form Wizard and the Report Wizard are multi-step procedures that allow you                                  
    to adjust settings as you go through them                                  
       - Try both of them using these options                                  
        1. Use the table "Celebrities"                                  
        2. Use all of the fields.  Click the double "V" ( >> ) to move all the fields to the                                  
        Selected Fields box                                  
        3. Select "Columnar" layout                                  
       - The Form Wizard has fewer steps                                  
         - In the last step, name the form frm-CELEBRITIES (columnar)                                  
       - The Report Wizard                                  
         - Ignore the steps for adding a grouping factor and for applying sort options                                  
         - In the last step, name the report rpt-CELEBRITIES (columnar)                                  
       - After your form and report appear, close both windows                                  
     - Examine your new form and your new report in design view                                  
       - Right-click on the frm-CELEBRITIES (columnar) object in the navigation pane,                                  
      and select "Design View"                                  
       - Right-click on the rpt-CELEBRITIES (columnar) object in the navigation pane,                                  
      and select "Design View"                                  
                                           
                                           
                                           
    The Filter Lesson, Part 1                                  
     - Download this database                                  
        The Filter Lesson   LINK                            
                                           
                                           
                                           
    Design view for reports (and forms) (cont'd)                                  
     - Make a report from scratch (without using a wizard)                                  
        note-A.xls   LINK                            
         - Today we will go to sheet tab "Section 2"                                  
                                           
                                           
    HOME WORK                            
                                           
    3. Do Section 2 of "note-A" on your own                                  
        note-A.xls   LINK                            
                                           
                                           
                                           
    LOG YOUR COMPLETION OF EACH ASSIGNMENT                                  
                                           
                                           
Jan. 12, 2016                        
                                           
                                           
    Design view for reports (and forms) - Part 1                                  
     - Make a report from scratch (without using a wizard)                                  
       - We will make a report of the Celebrities table                                  
         -  This requires setting the Data "Record Source" property                                  
        of the report                                  
         - We will use a columnar layout                                  
     - Click and save this procedure to My Documents                                  
        note-A.xls   LINK                            
         - We will work from "build-report-from-scratch-1 - Copy.mdb"                                  
                                           
                                           
    HOME WORK                            
                                           
    2. Do Section 1 of "note-A" on your own                                  
        note-A.xls   LINK                            
                                           
                                           
                                           
    LOG YOUR COMPLETION OF EACH ASSIGNMENT                                  
                                           
                                           
Jan. 5, 2016                        
                                           
                                           
    Getting ready for the class                                  
     - Course outline & grading procedure                                  
        Course outline   LINK                            
         - Eighty percent attendance + complete 50% of homework = you pass!                                  
     - Look over the web site                                  
        nahlej.net                                  
         - This is easier than "www.nahlej.net" or "nahlej.net/sce/access2"                                  
     - Access skills inventory                                  
        The skills inventory from "Intro to Access"   LINK                            
                                           
                                           
                                           
    About making backups of your Access files                                  
     - This also emphazises the importance of file versions                                  
        THE ART OF MAKING BACKUPS   LINK                            
     - Let's practice                                  
        build-report-from-scratch-1.mdb   LINK                            
                                           
                                           
    HOME WORK                            
                                           
    1. Review the method for making database backups using Windows Explorer                                  
        THE ART OF MAKING BACKUPS   LINK                            
                                           
                                           
                                           
    LOG YOUR COMPLETION OF EACH ASSIGNMENT